Dicas para organizar seus arquivos e documentos

Dicas para organizar seus arquivos e documentos

Você é daqueles que sempre tem dúvidas em como organizar ou nomear suas pastas e documentos no computador? Vai jogando tudo na área de trabalho até que não consegue discernir seu papel de parede? Sempre se perde ou esquece o caminho de suas pastas? Por vezes já nomeou suas pastas com títulos inusitados e movidos pelo momento de desespero antes de uma entrega, como “arquivo_agoravai” ou já finalizou um projeto mantendo um nome como “teste 1”? Sabemos que, alguma vez na vida você já fez isso. E já prometeu que mudaria na próxima vez. Tenha em mente esses conceitos-chave na próxima vez que for nomear arquivos e organizar pastas no seu computador:

  1. Hierarquias de pastas
  2. Nomes de pastas
  3. Local de salvamento
  4. Criar um método para nomear os arquivos

Vamos discuti-los em detalhes abaixo:

Hierarquize suas pastas

O primeiro passo e a dica mais importante é organizar suas pastas de acordo com a hierarquia de temas ou assuntos que compõem seu dia a dia, como grandes grupos e, dentro destes, subgrupos. No caso, outras pastas, gerando ramificações do assunto principal. Com isso, você sabe que todo o seu trabalho estará concentrado em um local só. De modo prático, pense em sua rotina diária e principais assuntos que a compõe, por exemplo, trabalho, faculdade e assuntos pessoais. Ou por tipo de projetos que você costuma desenvolver, como Paisagismo, Interiores, etc. A partir destes grandes grupos, crie pastas principais.

Crie subpastas a partir dos temas primários

A partir das pastas principais criadas, pense no conjunto de assuntos e temas que poderão compô-las. Especificamente no caso da arquitetura, possivelmente existirão pastas com cada projeto. Aí entra uma outra questão, que é a de nomear cada projeto. Tente criar um padrão fácil, como o nome da rua, as iniciais do sobrenome dos clientes, uma palavra que defina o encargo, ou o número do projeto no seu escritório por exemplo. E tente manter esse padrão, para criar uma sistematização e facilitar na organização ou mesmo para a montagem de um portfólio de projetos.

Atenção ao título das pastas

Dentro da pasta de cada projeto, disponha as subpastas de modo que o ajudem a encontrar facilmente os arquivos colhidos ou realizados durante o processo projetual. Indicamos a criação de subpastas com títulos-chave como “dados de entrada”, “cad”,“pdf”,“3d” e “imagens”, “documentos”, por exemplo. Desta forma, será mais fácil encontrar os diferentes arquivos e formatos. Certifique-se também de inserir outras subpastas que facilitem o trabalho dentro destas. No caso das imagens, por exemplo, você poderia criar pastas nomeadas como “Imagens iniciais”, “Imagens editadas” e “Imagens finais”. Não se esqueça de inserir numerações antes do titulo, evidenciando a correta ordem do processo.

Uma boa dica é criar uma pasta padrão, com arquivos de templates dentro dela, Ao iniciar um projeto, só copiar e renomear.

Não se esqueça de nomear corretamente os arquivos

É imprescindível que também organize o titulo de seus documentos e arquivos. Crie uma sequência de palavras e numerações para todos os arquivos, de maneira que possa identificar todos os processos apenas pela nomeação de cada um destes isoladamente.

Por exemplo, pense na ordem “númerodoprojeto_nomedoprojeto_intituicao_revisao_nívelprojetual”. Exemplificando, o número do projeto acompanhado de seu titulo, iniciais da instituição (no caso acadêmico) ou escritório; número da revisão, sendo este sempre “R” acompanhado pelo numero desta (exemplo: R00); e nível projetual “EX” para projeto executivo ou “AP” para anteprojeto. Vale ressaltar que sempre separados pelo sinal de underline (_).

Ícones podem facilitar

Caso considere pertinente, adote ícones padronizados para cada pasta primária. Eles tendem a facilitar a rápida leitura na busca dos arquivos.

Sempre salve seus arquivos diretamente nas pastas

Nunca deixe para redirecionar seus arquivos após a execução da tarefa, salvando-os inicialmente na área de trabalho. Isso tende a criar um espaço virtual desorganizado e em alguns casos, podem ocorrer exclusões de modo precipitado.

Dica final

Tente iniciar o trabalho se manter organizado, e não tentar se adequar após finalizar. Perca alguns segundos a mais, para não querer bater sua cabeça na parede quando não estiver encontrando um arquivo, ou tiver enviado o arquivo errado para impressão. Ah, e lembre-se de fazer um backup de vez em quando! Isso nunca é demais.

Sobre este autor
Cita: Matheus Pereira. "Dicas para organizar seus arquivos e documentos" 26 Jul 2018. ArchDaily Brasil. Acessado . <https://www.archdaily.com.br/br/898921/dicas-para-organizar-seus-arquivos-e-documentos> ISSN 0719-8906

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